Manter a contabilidade em dia não é só uma questão de cumprimentos das obrigações legais, mas também é importante para que se faça um bom gerenciamento da sua empresa de saúde.
Para que o contador possa cumprir com as obrigações legais, além de manter sua clínica, consultório ou outra empresa organizada é fundamental que ele receba todas as documentações necessárias regularmente.
Contudo, quais documentos devo enviar mensalmente para a Contabilidade? Esta é uma dúvida de muitos médicos e dentistas e estamos aqui justamente para saná-la e deixá-lo mais tranquilo. Então vem com a gente!
Abaixo fizemos uma lista dos documentos essenciais a serem enviados mensalmente para a contabilidade. E dividimos em 3 grandes áreas, o Departamento Pessoal, o Fiscal e o Contábil. Assim fica melhor para você entender a diferença de cada um e como se organizar dentro deles.
Departamento Pessoal
Este departamento é o que requer mais documentos, justamente por tratar de todos os funcionários e sócios de uma empresa. Todas as relações profissionais entre empregador e empregado devem ser documentadas e enviadas para a contabilidade para que ambos os lados fiquem resguardados caso qualquer adversidade venha a ocorrer no futuro.
Os documentos que listaremos a seguir são aqueles com relação trabalhista, ou seja, relativos aos serviços que seus colaboradores prestam na sua clínica ou consultório. Ou, caso você seja funcionário de um hospital ou outro estabelecimento de saúde, serve para você saber quais documentos seus são importantes e que você deve guardar.
Recibos assinados:
Salários;
Pró-labore;
Férias;
Vale Transporte;
Vale Refeição;
Comprovantes dos recolhimentos de impostos tais como INSS, FGTS, IRRF.
É importante também lembrar dos documentos que descontarão ou acrescentarão algum valor na hora do pagamento dos funcionários. Já que não queremos que nenhuma parte saia em desvantagem e que todos trabalhem o mais motivados possível. E isso vale também para o Sócios. Até porque quanto melhor os sócios se entenderem e tiverem acordos previamente assinados, mais fácil fica o caminho que a empresa segue.
Para a elaboração da folha de pagamento:
Atestados Médicos;
Dados para lançar na folha de pagamento;
Faltas;
Hora extras;
Caso tenha algum autônomo enviar os documentos.
Departamento Fiscal
Neste departamento já começamos a tratar mais da relação entre a empresa, seus clientes e seus fornecedores, além de impostos que recaem sobre essas transações, ou seja, uma prestação de contas ao governo. Seja na venda ou compra, seja na prestação de serviços ou em transferência de produto, cada situação tem um documento específico e um imposto que é necessário calcular. Os documentos principais, são:
Notas fiscais recebidas que não tenham sejam eletrônicas;
Conhecimento de transporte;
Comprovante de pagamento dos impostos ISS, PIS, COFINS, CSLL, IRPJ ou DAS.
Documento mensal para contabilidade: departamento Contábil
Por fim, neste departamento cabe todas as contas a pagar e a receber, Isto é, todo o fluxo de dinheiro que entra e sai das contas da empresa. É aqui que fica o principal controle da empresa e onde podemos saber se há algo de errado, algo a ser melhorado ou se está tudo em ordem, portanto, fique bastante atento para não deixar nada de fora.
Recibo de pagamento de água, luz, aluguel, condomínio, IPTU, internet, telefone;
Extratos bancários;
Extrato de aplicação financeira;
Extrato de cartão de crédito;
Comprovantes de despesas diversas que não possuem notas fiscais de material de limpeza, combustível, transporte, recibo de estacionamento, despesas com correios entre outros;
Boletos diversos;
Contratos de serviços: seguros, financiamentos, leasing, locação;
Comprovante de aquisição de bens;
Demais comprovantes de pagamentos que não constam nos extratos bancários.
Esses documentos são imprescindíveis para o cumprimento das obrigações da empresa perante o Fisco. Sendo por meio deles que o contador irá fazer um bom trabalho. Ou seja, poderá elaborar a folha de pagamento, calcular os impostos a serem recolhidos, garantir a entrega das obrigações acessórias (DES, RAIS, DCTF, Sped Contábil, DMED, ECD, EFD, DEFIS) e elaborar os livros contábeis.
Além disso, é indispensável que você mantenha sempre atualizado os dados dos sócios e empregados da empresa!
É importante lembrar que esta lista não contempla todos os documentos, cada situação deverá ser verificada individualmente, mas não se preocupe, podemos te ajudar e tudo ficar bem organizado e mais fácil.
Conte com a AdContab ajudar a organizar a sua contabilidade.