Erros na escrituração fiscal podem gerar grandes prejuízos para uma empresa, desde pagamentos desnecessários de impostos até a interrupção de transações essenciais. Felizmente, muitos desses erros podem ser evitados com medidas simples e mudanças na gestão.
Abaixo, listamos os três erros fiscais mais comuns e como evitá-los utilizando o Arquivei, um software de consulta e gestão de notas fiscais. Confira!
Os três erros na escrituração fiscal
1. Perder prazos por conta de desorganização
Esquecer obrigações fiscais é um erro comum e grave, que pode acarretar multas e penalidades. Para evitar isso, é crucial acompanhar um calendário tributário que inclua todas as obrigações federais, estaduais e municipais.
Solução: Utilize o Calendário Fiscal do Arquivei, que disponibiliza gratuitamente as obrigações federais. Complementarmente, crie um cronograma interno que reúna informações da agenda municipal e estadual para garantir que todos os prazos sejam cumpridos.
2. Não se preparar para as fiscalizações
A desorganização pode dificultar a prestação de contas durante fiscalizações. A Lei da Guarda obriga empresas a armazenarem XMLs das notas fiscais dos últimos cinco anos mais o ano vigente.
Solução: Com o Arquivei, sua empresa pode armazenar e gerenciar facilmente todas as notas fiscais. O módulo Sincroniza Notas permite enviar documentos fiscais eletrônicos para a plataforma, mantendo-os organizados e sincronizados com o seu ERP.
3. Cometer erros no preenchimento de dados durante a escrituração
Erros humanos na escrituração podem levar a irregularidades fiscais, resultando em multas e autuações.
Solução: O Arquivei oferece o módulo Confere C100D100, que compara uma base de chaves de acesso do seu SPED Fiscal com a base do Arquivei, permitindo a conferência dos dados antes da escrituração. Isso ajuda a reduzir riscos fiscais e otimizar o tempo de apuração de impostos.
Dicas Bônus
Usar uma tecnologia defasada
A falta de ferramentas modernas e integradas pode levar à descentralização das informações fiscais e aumentar a suscetibilidade a erros.
Solução: Adote plataformas online de gestão e inteligência em documentos fiscais eletrônicos, como o Arquivei. Essa ferramenta permite uma análise, organização e otimização eficiente das atividades do setor fiscal.
Falta de integração entre departamentos
A desorganização e a falta de comunicação entre os departamentos podem provocar erros fiscais.
Solução: Integrar os departamentos é fundamental. Com o Arquivei, é possível adicionar usuários e conceder acesso a todos os CNPJs da conta, facilitando a gestão integrada. Além disso, é possível dar acesso específico ao contador, garantindo que ele tenha acesso apenas ao CNPJ necessário.
Planejamento Tributário
O planejamento tributário é essencial para administrar o ônus tributário de forma eficiente, garantindo economia legalizada de impostos e evitando erros fiscais. Para isso, é necessário realizar uma investigação profunda da condição fiscal e contábil da empresa.
Solução: Adote uma solução de gestão de documentos fiscais como o Arquivei, que facilita o controle sobre as entradas de capital e auxilia no planejamento tributário.
Para evitar erros fiscais, é crucial acompanhar as agendas tributárias, se preparar para fiscalizações, realizar conferências precisas antes da escrituração e manter uma comunicação interna eficiente. O departamento fiscal é vital para a saúde de uma empresa, e a utilização de ferramentas como o Arquivei pode ajudar a empresa a crescer de maneira produtiva e assertiva.